AI Nutzungs-Richtlinie

1. Grundsatz

DEDERICHS & REINECKE Public Relations GmbH & Co. KG nutzt Systeme der Künstlichen Intelligenz als unterstützende Technologie zur Verbesserung von Arbeitsprozessen, Analysefähigkeit und kreativer Leistung. KI ist ein Werkzeug zur Erweiterung menschlicher Kompetenz, nicht zu deren Ersatz.

Alle fachlichen Entscheidungen, Bewertungen und Veröffentlichungen bleiben in menschlicher Verantwortung. KI generierte Inhalte gelten stets als Entwurf, Vorschlag oder Arbeitsgrundlage und bedürfen einer aktiven Prüfung durch qualifizierte Mitarbeitende.

Der Einsatz von KI dient ausschließlich der Qualitätssteigerung, Effizienzverbesserung und strategischen Weiterentwicklung unserer Leistungen gegenüber Kunden.

2. Anwendungsrahmen

Diese Richtlinie gilt für sämtliche digitalen Systeme, die automatisiert Inhalte erzeugen, analysieren, strukturieren oder Empfehlungen aussprechen. Dazu gehören unter anderem Sprachmodelle, Bildgeneratoren, Analysewerkzeuge und KI gestützte Assistenzsysteme.

Die Regelungen gelten für alle Mitarbeitenden, freien Mitarbeitenden, externen Partner und sonstigen Personen, die im Auftrag von DEDERICHS & REINECKE Public Relations GmbH & Co. KG mit solchen Systemen arbeiten.

3. Verantwortung und ethische Nutzung

KI darf ausschließlich im Rahmen rechtmäßiger, professioneller und ethisch vertretbarer Zwecke eingesetzt werden.

Unzulässig ist jede Nutzung, die

• Persönlichkeitsrechte verletzt
• diskriminierende Ergebnisse fördert
• vertrauliche Informationen gefährdet
• irreführende oder manipulative Inhalte erzeugt
• Kundeninteressen schadet

Mitarbeitende sind verpflichtet, KI Ergebnisse kritisch zu prüfen und bei Zweifeln nicht zu verwenden. Verantwortung kann nicht an ein System delegiert werden.

4. Rechtliche Konformität

Alle KI Anwendungen müssen den geltenden gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dies betrifft insbesondere Datenschutz, Urheberrecht, Wettbewerbsrecht und Persönlichkeitsrechte.

Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine klare rechtliche Grundlage vorliegt. Sensible Daten sind besonders geschützt zu behandeln. Ohne ausdrückliche Freigabe dürfen solche Informationen nicht in externe KI Systeme eingegeben werden.

Unzulässig ist die Nutzung von KI zur automatisierten Bewertung individueller Persönlichkeitsmerkmale oder zur Erstellung sensibler Prognosen über einzelne Personen.

5. Transparenz gegenüber Auftraggebern

Der Einsatz von KI in Kundenprojekten erfolgt offen und nachvollziehbar. Auf Wunsch kann erläutert werden, in welchem Umfang KI als Hilfsmittel eingesetzt wurde.

Wenn Umfang, Preis oder Zeitplanung eines Projekts wesentlich auf KI Unterstützung beruhen, wird dies vorab abgestimmt und schriftlich festgehalten.

6. Qualitätssicherung

Kein KI erzeugter Inhalt darf ohne menschliche Kontrolle veröffentlicht oder an Kunden weitergegeben werden.

Vor jeder externen Nutzung müssen Inhalte geprüft werden auf

• fachliche Richtigkeit
• rechtliche Zulässigkeit
• ethische Vertretbarkeit
• Übereinstimmung mit Kundenbriefings
• sprachliche Qualität

Die Verantwortung für das Endprodukt liegt immer bei der prüfenden Person.

7. Vertraulichkeitsstufen

Zur Steuerung der KI Nutzung werden Projekte in drei Schutzklassen eingeteilt.

Stufe A streng vertraulich

• Hochsensible oder vertraglich geschützte Informationen.
• Keine Nutzung externer KI Systeme.

Stufe B intern

• Interne Kundendaten mit begrenztem Risiko.
• KI Nutzung nur mit freigegebenen Anwendungen.

Stufe C öffentlich

• Bereits veröffentlichte oder unkritische Informationen.
• KI Nutzung im regulären Rahmen erlaubt.

Die Projektleitung ist für Einstufung und Dokumentation verantwortlich.

8. Organisation und Zuständigkeit

DEDERICHS & REINECKE Public Relations GmbH & Co. KG benennt interne Verantwortliche für das Thema KI. Diese koordinieren Schulungen, beraten Mitarbeitende und überwachen die Einhaltung der Richtlinie.

Alle Mitarbeitenden müssen über ausreichende Kenntnisse zu Funktionsweise, Risiken und rechtlichen Rahmenbedingungen von KI verfügen. Fortbildungen werden regelmäßig angeboten.

9. Meldung von Risiken

Unsicherheiten, Fehlfunktionen oder mögliche Regelverstöße im Zusammenhang mit KI sind unverzüglich intern zu melden. Frühzeitige Transparenz dient dem Schutz von Kunden, Mitarbeitenden und Unternehmen.

10. Weiterentwicklung der Richtlinie

Die technologische und rechtliche Entwicklung im Bereich KI wird kontinuierlich beobachtet. Diese Richtlinie wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst. Aktualisierungen werden verbindlich kommuniziert.

Hamburg, den 01.06.2025

DEDERICHS & REINECKE Public Relations GmbH & Co. KG